برنامج إدارة مشتريات وموردين

1. 1

   تشتري الصنف مرتين لأن أحداً لا يعرف أنه طُلب

   حين يكون أمر الشراء رسالة على واتساب أو اتفاقاً شفهياً، فلا سجل يمنع طلباً مكرراً. التكلفة هنا مضاعفة: مال مدفوع مرتين، ومخزون راكد لصنف لم يكن ناقصاً أصلاً.

2. 2

   فاتورة المورد تصل ولا تعرف إن كانت تطابق ما استُلم

   المطابقة الثلاثية — أمر الشراء، وسند الاستلام، وفاتورة المورد — هي ما يكشف الفرق في الكمية أو السعر قبل الدفع لا بعده. بلا أمر شراء موثّق لا يوجد شيء تطابق الفاتورة عليه.

3. 3

   لا سجل يقارن أسعار الموردين

   الفرق بين مورد ومورد على الصنف نفسه يظهر فقط حين يكون الشراء مسجّلاً بتاريخه وسعره. بلا ذلك تُعاد المفاوضة من الصفر كل مرة، ويُشترى بسعر العام الماضي دون أن يلاحظ أحد.

4. 4

   الاستلام الجزئي يضيع

   حين يصل نصف الكمية ويبقى نصفها، يجب أن يعرف النظام أن الأمر ما زال مفتوحاً بالباقي. الأوامر المفتوحة نصفياً هي أكثر ما يضيع في المتابعة اليدوية.

5. 5

   لا تعرف التزاماتك القادمة تجاه الموردين

   أوامر الشراء المعتمدة التزام مالي قادم حتى لو لم تصل فاتورته بعد. من لا يراها لا يخطط لسيولته — يفاجأ بها.

الخلط بينهما هو سبب أشيع خطأين: تسجيل التزام قبل استلام البضاعة، أو استلام بضاعة بلا التزام مسجَّل. الفصل بين المستندين هو ما يجعل ضريبة المدخلات قابلة للإثبات عند المراجعة، لأن كل خصم يستند إلى فاتورة مطابِقة لاستلام فعلي.