كم تكلّف إدارة نشاط تجاري صغير شهرياً؟

حين يُسأل صاحب نشاط عن تكلفته الإدارية، يعدّ عادةً ثلاثة:

والبرنامج أصغرها عادةً وأكثرها إثارةً للقلق — وهذه مفارقة تستحق الانتباه: يقضي كثيرون أسابيع في المفاضلة بين اشتراكين يفرق بينهما مئتا ريال، ولا يقيسون بنداً يكلّفهم أضعاف ذلك.

والمحاسب الخارجي بند يعتمد على حجم حركتك أكثر من اعتماده على حجم نشاطك: مئة فاتورة شهرياً مرتّبة أرخص في المعالجة من ثلاثين فاتورة متفرّقة بلا مستندات.

ورسوم التحصيل تُنسى في التقدير لأنها تُخصم من المبلغ قبل وصوله، فلا تراها مصروفاً. وهي مصروف.

أكبر بند في إدارة نشاط صغير هو وقتك أنت، أو وقت من يعمل معك. ولأنه لا يصل في فاتورة، لا يُحسب.

احسبه مرة واحدة بهذه الطريقة:

1. كم ساعة أسبوعياً تُصرف في إدخال البيانات، ومطابقة ملف بملف، والبحث عن فاتورة قديمة، وإعادة كتابة رقم موجود أصلاً في مكان آخر؟ 2. اضربها في أربعة لتكون شهرية. 3. اضربها في قيمة ساعتك — ولو قدّرتها تقديراً خشناً.

والنتيجة تفاجئ أغلب من يحسبها أول مرة. عشر ساعات شهرياً ليست رقماً كبيراً في الظاهر، وهي يوم عمل ونصف يُصرف في نقل أرقام بين أماكن.

والفرق بين نشاط وآخر ليس في وجود هذه الساعات بل في مصدرها:

• إدخال مكرّر — العملية نفسها تُكتب في مكانين أو ثلاثة
• مطابقة — التأكد أن ما في الملف يطابق ما في الحساب
• بحث — عن مستند تعرف أنه موجود ولا تعرف أين

والثلاثة تنشأ من سبب واحد: أن البيانات تعيش في أكثر من مكان. وهذا هو البند الذي يُخفَّض بالبنية لا بالتفاوض على السعر.

التقدير أدناه للبنود الشهرية المباشرة، بلا الإيجار والرواتب والبضاعة — أي تكلفة الإدارة لا تكلفة التشغيل كلها.

وأسعار سند ضمن هذا: ستارتر مجاناً بمستخدم واحد وثلاثة تطبيقات، وبيسك 149 ريالاً شهرياً (1,490 سنوياً) بثلاثة مستخدمين وخمسة تطبيقات، وبرو 399 ريالاً شهرياً (3,990 سنوياً) بخمسة مستخدمين وكل التطبيقات، والمستخدم الإضافي 20 ريالاً شهرياً (200 سنوياً) في بيسك وبرو. والأسعار شاملة ضريبة القيمة المضافة، وتفصيلها في صفحة الأسعار.

والعمود الأخير هو الذي يقرّر، لا العمود الأول. فارق الاشتراك بين الحجمين الأول والثاني مئتا ريال تقريباً، وفارق الساعات بينهما قد يساوي أضعافه.

أربعة عوامل ترفع التكلفة، وثلاثة تخفضها. وأكثرها في يدك.

يرفع التكلفة:

1. تعدّد الأماكن التي تعيش فيها البيانات — كل مكان إضافي يعني مطابقة إضافية 2. الإدخال المتأخّر — الفاتورة التي تُسجَّل بعد أسبوعين تكلّف أضعاف ما تكلّفه لو سُجّلت يومها 3. البيع الآجل بلا متابعة — الذمة المنسيّة تكلّف مرتين: تحصيلاً متأخّراً ووقتاً في تتبّعها 4. التسجيل الضريبي بلا انتظام — الإقرار الذي يُجمَع في موعده يكلّف أضعاف الذي يُقرأ من دفاتر محدّثة

يخفض التكلفة:

1. الإدخال مرة واحدة — وهو أكبر مخفّض على الإطلاق 2. الاشتراك السنوي حيث يتاح — في سند السنوي يعادل عشرة أشهر 3. تفعيل ما تحتاجه فقط — التطبيق الذي لا تستعمله يُحسب في باقتك ولا يعطيك شيئاً

والقاعدة الجامعة: التكلفة تُخفَّض من الساعات لا من الاشتراك. من يختار أرخص برنامج ثم يُدخل بياناته مرتين لم يوفّر شيئاً.

خمس خطوات تعطيك رقماً قابلاً للاستعمال في نصف ساعة:

1. اكتب أماكن بياناتك. كل ملف وكل دفتر وكل تطبيق فيه رقم يخصّ نشاطك. العدد وحده يقول لك الكثير. 2. عدّ عمليات شهر واحد. فواتير بيع، فواتير شراء، مقبوضات، مدفوعات. رقم تقريبي يكفي. 3. قدّر الساعات الأسبوعية التي تُصرف في الإدخال والمطابقة والبحث، واضربها في أربعة. 4. اجمع المدفوع فعلاً — اشتراكات، محاسب، رسوم تحصيل. 5. اجمع الاثنين. الساعات مضروبة في قيمة ساعتك، زائد المدفوع.

والرقم الذي يخرج هو تكلفتك الحقيقية، وهي في أغلب المنشآت الصغيرة أعلى بكثير من مجموع الفواتير.

ولاختبار أي بديل، لا تقارن الاشتراك بالاشتراك. جرّبه دورة شهرية كاملة ببياناتك الحقيقية وسجّل كم مرة اضطررت للخروج منه إلى ملف خارجي. عدد المرات هذا هو ما يقرّر، لا جدول المزايا.

وتجربة سند 7 أيام بلا بطاقة ائتمانية — اختبر فيها إقفال وردية أو يوم كامل، فتكلفة الوصل بين الأدوات تظهر عند الإقفال لا في الاستعمال اليومي.