فعّل الحجز الأونلاين لعملائك خطوة بخطوة — من الإعداد إلى أول فاتورة

جهز ثلاث قوائم على ورقة قبل فتح النظام — عشر دقائق توفر ساعة:

• خدماتك: كل خدمة تقدمها باسمها ومدتها التقريبية وسعرها (كشف أسنان — 30 دقيقة — 150 ريالاً).

• مواردك: من أو ما الذي يُحجز وقته؟ أشخاص (أطباء، مختصات، مستشارون) وأماكن أو معدات (غرف، كراسٍ، رافعات).

• أوقات عملك: دوام كل مورد، والاستراحات، وأيام الإغلاق.

تحتاج أيضاً حساب سند مفعلاً فيه تطبيق الحجوزات — وهو متاح في كل الباقات محسوباً ضمن عدد تطبيقات باقتك، والتجربة ثلاثة أشهر مجاناً.

أدخل قائمة خدماتك الأولى: الاسم، والمدة، والسعر، والموارد القادرة على تقديمها. المدة هي العمود الفقري للجدولة — منها يحسب النظام المواعيد المتاحة تلقائياً، فموعد الساعة العاشرة لخدمة مدتها 45 دقيقة يحجب المورد حتى 10:45 دون حساب يدوي.

نصيحتان: ابدأ بخدماتك العشر الأكثر طلباً لا بالقائمة الكاملة — الإضافة لاحقاً بضغطة؛ وكن واقعياً في المدد وأضف هامش التجهيز إن لزم (تعقيم الغرفة، ترتيب الكرسي) حتى لا تتلاصق المواعيد بلا نفس.

أضف كل مورد — شخصاً كان أو مكاناً أو معدة — واضبط جدول عمله الأسبوعي: أيام الدوام وساعاته والاستراحات. الجدول هو ما يمنع الحجز خارج أوقات العمل الفعلية دون تدخل منك.

ثم اضبط الاستثناءات حين تقع: إجازة طبيبة الثلاثاء القادم، وصيانة الرافعة الأولى نهاية الشهر — استثناء واحد يوقف الحجز على المورد في فترته المحددة، ويبقى الباقون متاحين. بهذا يعكس التقويم واقع منشأتك الحقيقي لا نسخة مثالية عنه.

اختر قالب نشاطك من ١٨ قالبًا جاهزًا ضمن خمس مجموعات: طبية وصحية (عيادات، أسنان، بيطري، علاج طبيعي، تغذية)، تجميل وعناية (صالونات، سبا، حلاقة رجالية)، صيانة وخدمات (ورش، مغاسل سيارات، خدمات منزلية، صيانة أجهزة)، تعليم ورياضة (دروس خصوصية، لياقة، مدارس قيادة)، وخدمات مهنية (استشارات، تصوير، عقارات) — فتتبدل المسميات في كل الشاشات فوراً.

نشاطك خارج القوالب الثمانية عشر؟ خصص المسميات بحرية — أي نشاط مواعيد آخر يُهيأ بتسمياته وحقوله في دقائق. وأضف الحقول المخصصة التي يحتاجها نشاطك في كل حجز: رقم اللوحة للورشة، وموضوع الاستشارة للمكتب — التفاصيل القطاعية في أدلة العيادات والصالونات والورش والمكاتب المهنية.

فعّل صفحة الحجز العامة من إعدادات التطبيق: ارفع شعار منشأتك، وحدد الخدمات المتاحة للحجز الذاتي (يمكنك إبقاء بعض الخدمات داخلية تُحجز من الاستقبال فقط)، وراجع معاينة الصفحة كما سيراها عميلك.

قرران تضبطهما هنا:

• الموافقة المسبقة: هل يتثبت حجز العميل فوراً أم يبقى معلقاً حتى يعتمده فريقك؟ الاعتماد المسبق أنسب للمكاتب المهنية، والتثبيت الفوري أنسب للصالونات والورش.

• العلامة: في باقة برو يمكنك إزالة شعار سند من الصفحة فتظهر بهوية منشأتك وحدها.

صفحة بلا زوار لا تحجز شيئاً. من إعدادات الصفحة نزّل رمز QR بجودة طباعة وضعه حيث ينظر عملاؤك: على طاولة الاستقبال، وفي واجهة المحل، وعلى بطاقات العمل والفواتير المطبوعة.

وانشر الرابط في قنواتك الرقمية: وصف حساباتك في المنصات الاجتماعية، والرد الآلي في واتساب أعمال، وملفك في خرائط Google. القاعدة: كل مكان يسألك فيه العميل «متى أقدر أحجز؟» ضع فيه الرابط الذي يجيب بنفسه.

فعّل التذكيرات التلقائية من الإعدادات — وهي قلب خفض الغياب: رسالة تأكيد فور الحجز تصل العميل عبر البريد وواتساب ومعها دعوة تقويم جاهزة، ثم تذكير قبل الموعد بيوم، وتذكير أخير قبل ساعتين — وكلها تطلب من العميل تأكيد حضوره بضغطة.

واضبط معها مهلة التأكيد وسلوك التحرير: الموعد الذي لا يؤكَّد في مهلته يتحرر تلقائياً ويُعرض على قائمة الانتظار. لفهم لماذا صُمم الأمر بهذه السلسلة تحديداً — ومتى تفكر في سياسة عدم حضور أشد — راجع دليل تقليل الغياب عن المواعيد.

أغلِق الدورة كاملة بتجربة حقيقية: أنشئ حجزاً تجريبياً (أو انتظر أول حجز فعلي)، وحدّث حالته من كشف اليوم — حضر ثم اكتمل — ثم أصدر الفاتورة من الحجز نفسه: فاتورة إلكترونية متوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة ببيانات العميل والخدمة والمبلغ، دون إدخال جديد. ويمكنك ضبط الإصدار تلقائياً عند كل اكتمال.

راقب بعدها دفاترك: الإيراد ترحّل إلى المحاسبة فور صدور الفاتورة. هذه اللحظة — فاتورة معتمدة وقيد محاسبي من موعد حُجز أونلاين — هي الفرق الذي شرحناه في الدليل الشامل بين نظام حجوزات متكامل ودفتر مواعيد مرقمن. مبروك — منشأتك الآن تستقبل حجوزات وتصدر فواتيرها بلا وسائط.