# دليل الأرشفة الرقمية: كيف تتخلص من الملفات الورقية في مكتبك؟
*حول مكتبك إلى بيئة ذكية، آمنة، وسريعة الوصول باستخدام تقنيات السحاب*

> **ملخص سريع:** وداعاً لضياع الأوراق وتراكم الملفات. تعلم كيفية تطبيق نظام الأرشفة الرقمية في منشأتك وكيف يوفر لك نظام سند أرشيفاً سحابياً لكل معاملاتك المالية والإدارية.

- **الرابط:** https://www.snad.io/blog/digital-archiving-guide-paperless-office-saudi
- **التصنيف:** تعليمي — إدارة أعمال ومخزون
- **الوسوم:** أرشفة رقمية، إدارة المستندات، تحول رقمي، حفظ الوثائق، مكتب بلا ورق
- **تاريخ النشر:** 2026-02-10
- **آخر تحديث:** 2026-08-01
- **الناشر:** سند (snad.io)

كل شركة تحتفظ بأوراق يجب الاحتفاظ بها قانوناً لسنوات — لكن هل هذا يعني أن مكتبك يجب أن يختنق بالملفات؟

الأرشفة الرقمية الصحيحة تحفظ حقوقك وتحرر مساحتك في آن واحد.

## عصر 'المكاتب المزدحمة' قد انتهى

هل ما زلت تقضي دقائق (أو ساعات) في البحث عن فاتورة مورد من العام الماضي وسط أكوام الملفات؟ مع توجه رؤية 2030 نحو الرقمنة الشاملة، لم يعد الاعتماد على الورق مجرد 'بطء إداري'، بل أصبح عبئاً مالياً ومخاطرة أمنية. الأرشفة الرقمية ليست مجرد تصوير الأوراق وحفظها على الحاسوب، بل هي منظومة متكاملة لضمان استمرارية الأعمال وسهولة استرجاع المعلومة في ثوانٍ معدودة. التحول نحو 'المكتب بلا ورق' (Paperless Office) هو الخطوة الأولى نحو الاحترافية.

## لماذا يجب أن تبدأ الأرشفة الرقمية فوراً؟

الأرشفة التقليدية تعني استهلاك مساحات مكتبية يمكن استغلالها بشكل أفضل، وتعني أيضاً خطر فقدان البيانات بسبب التلف أو الحريق أو الضياع. بالإضافة إلى ذلك، فإن متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فيما يخص الفوترة الإلكترونية تفرض حفظ السجلات لفترات طويلة (تصل ل 10 سنوات في بعض الحالات). الأرشفة الرقمية في نظام سند تضمن لك بقاء هذه السجلات آمنة، مشفرة، ومتاحة للوصول من أي مكان وفي أي وقت، دون الحاجة لمستودعات مادية.

## سند كأرشيف سحابي ذكي لمعاملاتك

في نظام سند، الأرشفة ليست ميزة منفصلة بل هي 'قلب النظام'. 
1. **أرشفة المبيعات والمشتريات:** كل فاتورة تُصدرها أو تُدخلها تُحفظ تلقائياً مع كافة تعديلاتها.
2. **المرفقات:** يمكنك تصوير فواتير المصاريف، عقود الموردين، أو سندات القبض وربطها مباشرة بالعملية المالية داخل النظام.
3. **ملفات الموظفين:** بدلاً من الملفات الورقية للموظفين، يمكنك رفع نسخ من الهويات، الإقامات، وعقود العمل في 'وحدة الموارد البشرية'، مع خاصية التنبيه التلقائي قبل انتهاء صلاحيتها.

## خطوات الانتقال الناجح للأرشفة الرقمية

1. **الجرد والتصنيف:** حدد الأوراق التي يجب حفظها (قانونياً) والتي يمكن إتلافها. 2. **استخدام أدوات المسح الضوئي:** اعتمد على تطبيقات الجوال (مثل تطبيق سند) لمسح الفواتير فور صدورها. 3. **التسمية المنظمة:** لا تحفظ الملفات بأسماء عشوائية؛ استخدم نظام تسمية يتضمن التاريخ واسم العميل أو المورد. 4. **تدريب الفريق:** تأكد أن كل موظف يعرف أن 'المستند الذي لا يوجد على سند، هو مستند غير موجود'، لترسيخ ثقافة الرقمنة في المنشأة.

## الأمان والخصوصية في الأرشيف الرقمي

يتخوف البعض من 'اختراق البيانات' عند الانتقال للأرشفة الرقمية. نظام سند يستخدم بروتوكولات تشفير عالمية (SSL) وخوادم محمية تضمن عدم وصول أي شخص لبياناتك إلا بصلاحيات محددة تمنحها أنت. كما أن وجود 'نسخ احتياطي تلقائي' (Automatic Backup) يحميك من فقدان البيانات في حال تعطل حاسوبك، وهو ما لا توفره الأرشفة الورقية أبداً.

## مدد الاحتفاظ النظامية: كم سنة يجب أن يبقى كل مستند؟

قبل أن تقرر ما تتلفه، اعرف المدة النظامية لكل نوع. المادة السادسة والستون من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة تحدد الحد الأدنى، والمادة الثانية والخمسون تحدد فترة تعديل الأصول الرأسمالية التي تُبنى عليها المدد الأطول.

| نوع المستند | أقل مدة حفظ | بداية احتساب المدة |
|---|---|---|
| الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية | 6 سنوات | نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها |
| سجلات الأصول الرأسمالية المنقولة | 11 سنة (6 + 5) | تاريخ امتلاك الأصل |
| سجلات الأصول الرأسمالية غير المنقولة الملحقة بالأرض أو العقار | 15 سنة (10 + 5) | تاريخ امتلاك الأصل |

انتبه لنقطة يغفلها كثيرون: مدة الست سنوات تبدأ من **نهاية الفترة الضريبية** المتعلقة بالمستند، لا من تاريخ إصدار الفاتورة. وإذا كان العمر الافتراضي للأصل الرأسمالي وفق ممارستك المحاسبية أقل من فترة التعديل، فإن فترة التعديل تصبح هي العمر الافتراضي، ويُحسب كل جزء من السنة سنة كاملة.

نظام الشركات لا يذكر مدة رقمية، لكن المادة السابعة عشرة منه تُلزم الشركة بالاحتفاظ بالسجلات المحاسبية والمستندات المؤيدة لها في مركزها الرئيس أو في أي مكان آخر يحدده مدير الشركة أو مجلس إدارتها. أي أن تحديد مكان الأرشيف قرار إداري يُتخذ ويُوثق، لا ترتيب عابر.

## شرط الحفظ داخل المملكة وما تغيّر فيه

تنص الفقرة (3) من المادة السادسة والستون على حفظ الفواتير والمستندات والسجلات في المملكة ورقياً أو إلكترونياً، بالوصول إلى الخوادم أو قواعد البيانات التي حُفظت فيها عبر محطة طرفية أو توصيلة طرفية في المملكة.

الصياغة السابقة كانت أضيق، إذ كانت تشترط أن يكون نظام الحاسب الآلي أو الخادم موجوداً فعلياً في المملكة. عُدّلت الفقرة بقرار مجلس إدارة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك رقم (7-2-21) بتاريخ 9 نوفمبر 2021. المعيار العملي اليوم هو إمكانية الوصول إلى البيانات من داخل المملكة، لا موقع الجهاز وحده.

وتبقى الفقرة (2) قائمة: مسك السجلات باللغة العربية، وإصدار جميع الفواتير بالعربية إضافة إلى أي لغة أخرى تصدر بها. أرشيف مبني على حقول وتسميات إنجليزية فقط يخلق فجوة تظهر وقت المراجعة، لا قبلها.

## الشروط التي يجب أن يستوفيها الأرشيف الإلكتروني

إذا اخترت الحفظ الإلكتروني بدل الورقي، فأنت ملتزم بشروط محددة في الفقرة (3) من المادة نفسها. هذه ترجمتها التشغيلية:

| الشرط النظامي | ما يعنيه داخل نظامك |
|---|---|
| الوصول إلى الفواتير والمستندات واستخراجها عند طلب الهيئة | تصدير فوري بصيغة قابلة للقراءة دون انتظار المزوّد |
| إدخال البيانات بالعربية متى كان ممكناً ومطابقتها لنسخة الدفاتر | حقول عربية داخل الأرشيف، لا في الواجهة فقط |
| الاحتفاظ بالمستندات الأصلية المؤيدة للقيود وتقديمها عند الطلب | المسح الضوئي لا يُسقط بذاته الالتزام بالأصل |
| توثيق إدخال البيانات ونظام معالجة القيود المحاسبية | دليل مكتوب يشرح كيف يدخل المستند وكيف يُربط بالقيد |
| إجراءات وضوابط أمنية قابلة للمراجعة تمنع العبث | صلاحيات محددة، وسجل يبيّن من عدّل وماذا ومتى |
| صلاحية الهيئة في مراجعة النظم والبرامج المستخدمة | النظام نفسه قابل للفحص، لا بياناتك فقط |

الشرط الثالث هو الأهم عملياً: الاحتفاظ بالمستندات الأصلية المؤيدة لجميع القيود المسجلة في الدفاتر المحاسبية، وتقديمها للهيئة عند طلبها. لذلك لا تُبنَ خطة إتلاف الورق على افتراض أن الصورة الرقمية تكفي في كل الحالات.

## ما يجب ألا يستطيع نظامك فعله

في الفوترة الإلكترونية تنقلب المعادلة: القيمة في ما يمنعه النظام لا في ما يتيحه. قرار الضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية رقم (62738) وتاريخ 23/11/1443هـ يشترط أن يكون الحل التقني قادراً على حماية الفواتير والإشعارات الصادرة ضد أي تعديل أو حذف، وعلى حفظها وأرشفتها بالصيغة المحددة دون الحاجة إلى اتصال بالإنترنت. ويُعد الحل غير مطابق إذا أتاح أياً من الوظائف المحظورة:

- الوصول دون تسجيل دخول، أو كلمة مرور افتراضية، أو غياب إدارة جلسة المستخدم
- تعديل أو حذف الفواتير والإشعارات الصادرة أو سجلاتها
- أختام زمنية غير صحيحة، أو سجل بلا تسلسل، أو إعادة ضبط عداد الفواتير
- إنشاء أكثر من تسلسل واحد للفواتير أو الإشعارات في أي وقت
- استخراج أو نقل مفتاح ختم التشفير لاستخدامه في جهاز آخر
- تغيير وقت الحل التقني أو تعديل بيانات الختم الزمني أثناء الإصدار

راجع [متطلبات الفوترة الإلكترونية](/zatca) قبل اعتماد أي أداة أرشفة تتعامل مع الفواتير الصادرة.

## تسمية ملفات الأرشيف: القاعدة منصوص عليها

التسمية المنظمة ليست ذوقاً إدارياً، بل لها حد أدنى منصوص عليه. القرار يوجب أن يكون الحل قادراً على تصدير الفواتير والإشعارات إلى أنظمة أرشفة خارجية، وأن يحتوي اسم الملف المصدَّر على:

- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة
- تاريخ إصدار الفاتورة أو الإشعار
- وقت الإصدار
- الرقم المرجعي للفاتورة أو الإشعار

ابنِ اصطلاحك الداخلي على الترتيب نفسه ليبقى الأرشيف مفهوماً حتى خارج نظامك، مثل: `3xxxxxxxxxxxxx3_20260801_1435_INV-00842.xml`. وطبّق المنطق ذاته على المرفقات غير الضريبية في [المشتريات](/purchases) و[المحاسبة](/accounting): اسم يبدأ بالجهة ثم التاريخ يجعل الملف قابلاً للعثور عليه بعد سنوات، حتى لو غادر الموظف الذي رفعه.

## تمرين الجاهزية: افترض أن الطلب وصل اليوم

لا تكتشف ثغرات أرشيفك أثناء فحص فعلي. نفّذ تمريناً ربع سنوي قصيراً:

1. اختر ثلاث معاملات عشوائية عمرها أكثر من ثلاث سنوات: فاتورة مبيعات، فاتورة مورد، وأصل رأسمالي.
2. استخرج لكل منها الملف الإلكتروني، والمستند الأصلي المؤيد للقيد، وسجل من أنشأه أو عدّل عليه.
3. سجّل الزمن المستغرق. أي مستند يستهلك البحث عنه أكثر من دقائق معدودة يعني أن التصنيف يحتاج مراجعة.
4. تحقق أن الاستخراج تم بصلاحية شخص محدد، وأن هذه الصلاحية ما زالت مناسبة لدوره الحالي.

أضف بنداً خامساً: ما المستندات التي تجاوزت مدتها النظامية هذا الربع؟ اتخذ قراراً مكتوباً لكل منها بدل تركها تتراكم رقمياً كما تراكمت ورقياً. ووثّق خطوات التمرين في صفحة واحدة، فهذا التوثيق نفسه أحد شروط المادة السادسة والستون، لا مجرد ممارسة جيدة.

## أرشيفك لا يخضع لهيئة واحدة

معظم النقاش عن الأرشفة يتوقف عند هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. لكن الملف الواحد قد يخضع لأكثر من نظام في الوقت نفسه، ولكل نظام منطق مختلف: أحدها يفرض مدة دنيا، وثانٍ يفرض لغة ومكاناً، وثالث يفرض الإتلاف.

| النظام | ما يفرضه على أرشيفك | المرجع |
|---|---|---|
| نظام الدفاتر التجارية | الاحتفاظ بالدفاتر والمراسلات والمستندات مدة عشر سنوات على الأقل | المادة الثامنة (مرسوم ملكي م/61) |
| اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة | حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية | المادة السادسة والستون |
| نظام العمل | مسك السجلات والملفات وعقود العمل بالعربية، والاحتفاظ بها في مكان العمل | المادتان التاسعة والسابعة عشرة |
| نظام حماية البيانات الشخصية | إتلاف البيانات الشخصية بعد انتهاء الغرض من جمعها دون تأخير | المادة الثامنة عشرة |

القاعدة عند التعارض بسيطة: التزم بالمدة الأطول، ولا تتلف ملفاً لأن نظاماً واحداً سمح بذلك بينما نظام آخر ما زال يطلبه. وانتبه لاختلاف التقويم: مدد نظام العمل تُحسب بالتقويم الهجري ما لم ينص عقد العمل أو لائحة تنظيم العمل على خلاف ذلك (المادة العاشرة)، بينما تبدأ مدة الست سنوات الضريبية من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بالمستند. جدول إتلاف يخلط التقويمين يُنتج أخطاء صامتة، فاستعن بـ[محوّل التاريخ الهجري](/tools/utilities/hijri-converter) عند بنائه.

## الدفاتر التجارية: المراسلات جزء من الأرشيف

نظام الدفاتر التجارية يوسّع دائرة ما يجب حفظه. المادة السادسة تُلزم التاجر بالاحتفاظ بصورة طبق الأصل من جميع المراسلات والوثائق المتعلقة بتجارته، الصادرة منه والواردة إليه، وبأن يكون الحفظ بطريقة منتظمة تسهّل مراجعة القيود الحسابية وتكفل التحقق من الأرباح والخسائر عند اللزوم.

معنى ذلك أن اعتماد طلب شراء عبر البريد، أو تعديل سعر متفق عليه مع عميل، جزء من الأرشيف لا رسالة عابرة. والمادة الأولى تشترط أن تكون الدفاتر منتظمة وباللغة العربية، وتُعفي من مسكها التاجر الذي لا يزيد رأس ماله على مائة ألف ريال. والمادة الثانية تجيز تدوين بيانات الدفاتر عن طريق الحاسب الآلي للمؤسسات والشركات التي تستخدمه في حساباتها، وفق الإجراءات والقواعد التي تحددها اللائحة التنفيذية.

عملياً: اربط كل مستند بالعملية التي أنشأته في [المبيعات](/sales) بدل تركه في بريد موظف، فصندوق بريد شخصي ليس حفظاً منتظماً بالمعنى النظامي. وكل مخالفة لأحكام النظام أو لوائحه عقوبتها غرامة لا تقل عن خمسة آلاف ريال ولا تزيد على خمسين ألف ريال (المادة الثانية عشرة).

## حجية السجل الإلكتروني: متى يغني عن الورقة؟

نظام التعاملات الإلكترونية يجيب عن هذا السؤال مباشرة. تنص المادة السادسة على أنه إذا اشترط أي نظام في المملكة حفظ وثيقة أو معلومة لأي سبب، فإن الشرط يتحقق بحفظها أو إرسالها في شكل سجل إلكتروني، بمراعاة ثلاثة أمور:

- حفظ السجل بالشكل الذي أُنشئ أو أُرسل أو تُسلّم به، أو بشكل يمكّن من إثبات أن محتواه مطابق للمحتوى الأصلي.
- بقاء السجل محفوظاً على نحو يتيح استخدامه والرجوع إليه لاحقاً.
- حفظ المعلومات التي تُمكّن من معرفة المنشئ والمرسل إليه وتاريخ الإرسال والتسلّم ووقتهما.

والمادة الثامنة تعدّ السجل الإلكتروني أصلاً بذاته متى استُخدمت وسائل وشروط فنية تؤكد سلامة معلوماته من وقت إنشائه بشكله النهائي، وتسمح بعرض المعلومات المطلوب تقديمها عند طلبها. أما المادة التاسعة فتبيّن ما يُنظر إليه عند تقدير الحجية: الطريقة التي استُخدمت في إنشاء السجل أو تخزينه أو إبلاغه وإمكان التعديل عليه، وطريقة المحافظة على سلامة المعلومات، وطريقة تحديد شخصية المنشئ. لذلك فإن سجل التعديلات وضبط الصلاحيات ليسا ترفاً تقنياً، بل هما ما يُقاس عليه وزن أرشيفك عند النزاع.

وللنظام استثناءات في المادة الثالثة: التعاملات المتعلقة بالأحوال الشخصية، وإصدار الصكوك المتعلقة بالتصرفات الواردة على العقار، ما لم تصدر الجهة المسؤولة عنها ما يسمح بإجرائها إلكترونياً وفق ضوابط تضعها.

## الوجه الآخر: متى يوجب النظام الإتلاف؟

نظام حماية البيانات الشخصية يقلب الافتراض المريح القائل إن التخزين رخيص فلنحتفظ بكل شيء. القاعدة في المادة الثامنة عشرة، بصيغتها المعدّلة بالمرسوم الملكي رقم (م/148) وتاريخ 1444/9/5هـ، أن على جهة التحكم إتلاف البيانات الشخصية بعد انتهاء الغرض من جمعها دون تأخير، ويجوز الاحتفاظ بها بعد ذلك إذا أُزيل كل ما يؤدي إلى معرفة صاحبها على وجه التحديد وفق ضوابط اللوائح.

| حالة الملف | القرار النظامي |
|---|---|
| انتهى الغرض ولا مسوّغ نظامي للاحتفاظ | الإتلاف دون تأخير، أو إزالة ما يحدد هوية صاحب البيانات |
| يوجد مسوّغ نظامي يوجب الاحتفاظ مدة محددة | الاحتفاظ ثم الإتلاف بعد انتهاء المدة أو انتهاء الغرض، أيهما أطول |
| البيانات متصلة اتصالاً وثيقاً بقضية منظورة أمام جهة قضائية | الاحتفاظ حتى استكمال الإجراءات القضائية للقضية |

الأثر التشغيلي مباشر: صور الهويات وبيانات العملاء ليست ملفات محايدة تبقى إلى الأبد. اجعل لكل نوع بيانات في [الموارد البشرية](/hr) تاريخ مراجعة، وسجّل قرار الإتلاف ومن اعتمده ومتى نُفذ.

## من يملك الأرشيف داخل المنشأة؟

المادة التاسعة عشرة من نظام حماية البيانات الشخصية تُلزم جهة التحكم باتخاذ ما يلزم من إجراءات ووسائل تنظيمية وإدارية وتقنية تضمن المحافظة على البيانات الشخصية، بما في ذلك عند نقلها. وصف الإجراءات بأنها تنظيمية وإدارية يعني أن الالتزام لا يسقط على مزوّد التقنية وحده.

| الدور | ما يملكه | ما لا يملكه |
|---|---|---|
| موظف التشغيل | رفع المستند وربطه بالعملية | حذف مستند مرحّل أو تعديل تاريخه |
| المسؤول المالي | المراجعة والتصدير عند الطلب الرسمي | اعتماد الإتلاف منفرداً |
| المالك أو من يفوّضه كتابة | اعتماد جدول الاحتفاظ وقرارات الإتلاف | تجاوز المدد النظامية |

وأضف بنداً ينقص أغلب المنشآت: من يُشعر الجهة المختصة عند حدوث تسرب لبيانات شخصية أو تلفها أو وصول غير مشروع إليها؟ المادة العشرون توجب هذا الإشعار وفق ما تحدده اللوائح، وتوجب إشعار صاحب البيانات إذا كان الحدث يرتب ضرراً على بياناته أو يتعارض مع حقوقه أو مصالحه. اكتب الاسم ورقم التواصل في الإجراء اليوم، لا وقت الحادثة.

## الأسئلة الشائعة

### هل يغني الأرشيف الرقمي عن الأصل الورقي قانونياً؟

بالنسبة للفواتير الضريبية الإلكترونية، النسخة الرقمية في النظام المعتمد هي الأصل. أما العقود الرسمية، فيُفضل الاحتفاظ بنسخها الورقية بجانب الأرشفة الرقمية كإجراء احتياطي.

### ما هي سعة التخزين المتاحة لملفاتي في سند؟

يوفر سند سعات تخزينية مرنة تتناسب مع حجم أعمالك، تضمن لك رفع كافة مستنداتك اليومية وفواتيرك دون القلق من امتلاء المساحة.

### كم سنة يجب الاحتفاظ بالفواتير والسجلات المحاسبية في السعودية؟

الحد الأدنى ست سنوات للفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية، تُحتسب من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها، وفق المادة السادسة والستون من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة. أما سجلات الأصول الرأسمالية فتُحفظ طيلة فترة التعديل المقررة في المادة الثانية والخمسون مضافاً إليها خمس سنوات: 11 سنة للأصول الرأسمالية المنقولة، و15 سنة للأصول غير المنقولة الملحقة بشكل دائم بالأرض أو العقار، وتبدأ المدة من تاريخ امتلاك الأصل. المصدر: اللائحة التنفيذية المنشورة على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — اطُّلع عليها في أغسطس 2026.

### هل يمكن حفظ أرشيف المنشأة على خوادم خارج المملكة؟

تنص الفقرة (3) من المادة السادسة والستون على وجوب حفظ الفواتير والمستندات والسجلات في المملكة، ورقياً أو إلكترونياً بالوصول إلى الخوادم أو قواعد البيانات التي حُفظت فيها عبر محطة طرفية أو توصيلة طرفية في المملكة. وكانت الصياغة قبل التعديل تشترط وجود نظام الحاسب الآلي أو الخادم فعلياً في المملكة، ثم عُدّلت بقرار مجلس إدارة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك رقم (7-2-21) بتاريخ 9 نوفمبر 2021. المعيار العملي هو إمكانية الوصول إلى البيانات من داخل المملكة عند الطلب.

### هل يجوز إتلاف الفواتير الورقية بعد مسحها ضوئياً؟

لا تبنِ خطة الإتلاف على المسح الضوئي وحده. من شروط الحفظ الإلكتروني في المادة السادسة والستون: الاحتفاظ بالمستندات الأصلية المؤيدة لجميع القيود المسجلة في الدفاتر المحاسبية وتقديمها للهيئة عند طلبها. القاعدة العملية: أرشف رقمياً لتسريع الوصول، واحتفظ بالأصول المؤيدة للقيود طوال المدة النظامية، ثم اتخذ قرار إتلاف مكتوباً لكل دفعة بعد انقضاء مدتها.

### ما الوظائف المحظورة في أنظمة الفوترة الإلكترونية؟

وفق قرار الضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية للفوترة الإلكترونية رقم (62738) وتاريخ 23/11/1443هـ، يُعد الحل التقني غير مطابق إذا أتاح: الوصول دون تسجيل دخول أو كلمة مرور افتراضية أو غياب إدارة الجلسة؛ تعديل أو حذف الفواتير والإشعارات الصادرة أو سجلاتها؛ إصدار أختام زمنية غير صحيحة أو سجل بلا تسلسل أو إعادة ضبط عداد الفواتير؛ إنشاء أكثر من تسلسل واحد؛ استخراج أو نقل مفتاح ختم التشفير؛ أو تغيير وقت الحل وتعديل بيانات الختم الزمني.

### بأي لغة يجب أن تكون السجلات المؤرشفة؟

تنص الفقرة (2) من المادة السادسة والستون على مسك السجلات باللغة العربية، وإصدار جميع الفواتير بالعربية إضافة إلى أي لغة أخرى قد تصدر بها الفواتير الضريبية. وضمن شروط الحفظ الإلكتروني، يجب إدخال البيانات في نظام الحاسب باللغة العربية متى كان ذلك ممكناً، وأن تكون مطابقة تماماً لنسخة الدفاتر.

### كم سنة يجب الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والمراسلات؟

عشر سنوات على الأقل. تنص المادة الثامنة من نظام الدفاتر التجارية على أن على التاجر وورثته الاحتفاظ بالدفاتر المنصوص عليها في النظام، والمراسلات، والمستندات المشار إليها في المادة السادسة مدة عشر سنوات على الأقل. والنظام صادر بالمرسوم الملكي رقم (م/61) وتاريخ 17/12/1409هـ وحالته سارية. وكل مخالفة لأحكامه أو لوائحه يعاقب مرتكبها بغرامة لا تقل عن خمسة آلاف ريال ولا تزيد على خمسين ألف ريال (المادة الثانية عشرة). المصدر: نص النظام المنشور على بوابة الأنظمة السعودية — اطُّلع عليه في أغسطس 2026.

### متى يكفي حفظ المستند إلكترونياً بدل الورق وفق نظام التعاملات الإلكترونية؟

وفق المادة السادسة من نظام التعاملات الإلكترونية، إذا اشترط أي نظام في المملكة حفظ وثيقة أو معلومة لأي سبب فإن هذا الشرط يتحقق بحفظها أو إرسالها في شكل سجل إلكتروني بثلاثة شروط: حفظ السجل بالشكل الذي أُنشئ أو أُرسل أو تُسلّم به أو بشكل يثبت مطابقة محتواه للأصل؛ وبقاؤه محفوظاً على نحو يتيح استخدامه والرجوع إليه لاحقاً؛ وحفظ المعلومات التي تُمكّن من معرفة المنشئ والمرسل إليه وتاريخ الإرسال والتسلّم ووقتهما. ويُعد السجل الإلكتروني أصلاً بذاته متى استُخدمت وسائل وشروط فنية تؤكد سلامة معلوماته منذ إنشائه بشكله النهائي وتسمح بعرضها عند الطلب (المادة الثامنة). النظام صادر بالمرسوم الملكي رقم (م/18) وتاريخ 8/3/1428هـ. المصدر: نص النظام المنشور على بوابة الأنظمة السعودية — اطُّلع عليه في أغسطس 2026.

### هل تسري أحكام نظام التعاملات الإلكترونية على جميع المستندات؟

لا. تستثني المادة الثالثة من النظام نوعين: التعاملات المتعلقة بالأحوال الشخصية، وإصدار الصكوك المتعلقة بالتصرفات الواردة على العقار؛ ما لم يصدر من الجهة المسؤولة عن هذه التعاملات ما يسمح بإجرائها إلكترونياً وفق ضوابط تضعها تلك الجهة بالاتفاق مع الوزارة. عملياً: لا تبنِ سياسة أرشفة موحدة تفترض أن كل مستند لدى المنشأة يخضع للحكم نفسه. المصدر: نص نظام التعاملات الإلكترونية على بوابة الأنظمة السعودية — اطُّلع عليه في أغسطس 2026.

### هل يجوز الاحتفاظ ببيانات العملاء والموظفين إلى ما لا نهاية؟

لا. تنص المادة الثامنة عشرة من نظام حماية البيانات الشخصية — بصيغتها المعدّلة بالمرسوم الملكي رقم (م/148) وتاريخ 1444/9/5هـ — على أن على جهة التحكم إتلاف البيانات الشخصية بعد انتهاء الغرض من جمعها دون تأخير، ويجوز الاحتفاظ بها بعد انتهاء الغرض إذا أُزيل كل ما يؤدي إلى معرفة صاحبها على وجه التحديد وفق ضوابط اللوائح. ويجب الاحتفاظ في حالتين: وجود مسوّغ نظامي يوجب الاحتفاظ مدة محددة، فيُجرى الإتلاف بعد انتهاء المدة أو انتهاء الغرض أيهما أطول؛ وارتباط البيانات ارتباطاً وثيقاً بقضية منظورة أمام جهة قضائية، فيُجرى الإتلاف بعد استكمال الإجراءات القضائية. النظام صادر بالمرسوم الملكي رقم (م/19) وتاريخ 1443/2/9هـ. المصدر: نص النظام على بوابة الأنظمة السعودية، والدليل الاسترشادي لإتلاف البيانات الشخصية وإخفاء الهوية الصادر عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي — اطُّلع عليهما في أغسطس 2026.

### بأي تقويم تُحسب مدد الاحتفاظ بالمستندات؟

تختلف باختلاف النظام. تنص المادة العاشرة من نظام العمل على أن تُحسب جميع المدد والمواعيد المنصوص عليها فيه بالتقويم الهجري، ما لم ينص في عقد العمل أو لائحة تنظيم العمل على خلاف ذلك. أما مدة حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية لأغراض ضريبة القيمة المضافة فهي ست سنوات على الأقل تبدأ من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها وفق المادة السادسة والستين من اللائحة التنفيذية المنشورة على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. لذلك ينبغي أن يبيّن جدول الاحتفاظ لديك التقويم المستخدم لكل صف. المصادر: نظام العمل على بوابة الأنظمة السعودية، واللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة على zatca.gov.sa — اطُّلع عليهما في أغسطس 2026.

### ماذا يجب أن يحدث فور اكتشاف تسرب بيانات من الأرشيف؟

تنص المادة العشرون من نظام حماية البيانات الشخصية — بصيغتها المعدّلة بالمرسوم الملكي رقم (م/148) وتاريخ 1444/9/5هـ — على أن تُشعر جهة التحكم الجهة المختصة عند علمها بحدوث تسرب لبيانات شخصية أو تلفها أو وصول غير مشروع إليها وفقاً لما تحدده اللوائح، وأن تُشعر صاحب البيانات إذا كان من شأن ذلك أن يرتب ضرراً على بياناته أو يتعارض مع حقوقه أو مصالحه. وتوجب المادة التاسعة عشرة اتخاذ الإجراءات والوسائل التنظيمية والإدارية والتقنية اللازمة للمحافظة على البيانات، بما في ذلك عند نقلها. المصدر: نص النظام على بوابة الأنظمة السعودية — اطُّلع عليه في أغسطس 2026.

---
## عن الناشر
**سند (Snad)** — نظام سند لإدارة الأعمال.
شركة برمجيات سعودية خاصة، مقرّها الرياض، تأسست 2025.
السجل التجاري: 7038154642
الرقم الضريبي: 310959226500003
النطاق الرسمي الوحيد: snad.io
> سند منصة تجارية خاصة لإدارة الأعمال. ليست جهة حكومية ولا مصرفية ولا
> منصة خدمات حكومية، ولا تتبع أي جهة حكومية. أي موقع أو تطبيق يحمل اسماً
> مشابهاً لا علاقة له بسند.